Conditions d'utilisation

Les présentes Conditions d'utilisation (« Conditions ») régissent votre accès à Shortli et votre utilisation de celui-ci, une plateforme SaaS de recrutement exploitée par Medicalware S.r.l., dont le siège social est situé Via della Ricerca Scientifica, Rome, Italie, numéro de TVA IT12651051000 (« nous », « notre »). En accédant au Service ou en l'utilisant, vous acceptez d'être lié par les présentes Conditions. Si vous n'acceptez pas ces Conditions, vous ne devez pas utiliser le Service.

« Service » : l'application web Shortli et toutes les API et services associés. « Utilisateur » : toute personne physique ou morale qui s'inscrit au Service et l'utilise. « Organisation » : un espace de travail créé au sein de Shortli par un Utilisateur pour gérer les activités de recrutement. « Données des candidats » : les données personnelles des candidats à un emploi téléversées ou traitées via le Service par les Utilisateurs. « Abonnement » : un forfait payant donnant accès aux fonctionnalités du Service selon le niveau choisi. « Versions pseudonymisées » : les copies d'un CV que le Service génère automatiquement pour le partage avec des destinataires externes, sans coordonnées, photo ni marque de la source d'origine et, au niveau supérieur, avec le nom du candidat remplacé par le Code candidat. « Code candidat » : l'identifiant (sous la forme SL-XXXXXX) attribué à chaque CV au sein d'une Organisation et utilisé à la place du nom du candidat dans les Versions pseudonymisées.

Pour utiliser le Service, vous devez vous connecter via Google OAuth. En vous authentifiant, vous autorisez Shortli à accéder aux informations de base de votre profil (nom, e-mail, photo de profil) et, le cas échéant, aux capacités d'envoi d'e-mails via votre compte. Vous êtes responsable du maintien de la sécurité de vos identifiants d'authentification et de toutes les activités effectuées sous votre compte.

Shortli fournit une plateforme de recrutement qui permet aux Utilisateurs de : - Téléverser et gérer les CV et curriculums des candidats - Analyser les CV à l'aide de l'intelligence artificielle (Anthropic Claude) pour l'extraction de métadonnées et l'identification des compétences - Créer et gérer des descriptions de poste - Générer des shortlists assistées par IA classant les candidats par rapport aux exigences du poste - Envoyer des e-mails personnalisés aux candidats via des comptes de messagerie connectés - Gérer des clients, des pools de talents et des pipelines de candidats - Partager des shortlists de candidats avec des destinataires externes via des liens expirant - Gérer les membres de l'équipe au sein des Organisations - Générer automatiquement des Versions pseudonymisées de chaque CV téléversé à deux niveaux : sans coordonnées, photo ni marque de la source, ou en remplaçant en plus le nom du candidat par le Code candidat - Choisir, pour chaque shortlist, quel niveau est communiqué aux destinataires externes (e-mail, rapport PDF, page partagée et téléchargements)

Pour chaque CV téléversé, le Service produit automatiquement des Versions pseudonymisées destinées au partage avec vos clients et d'autres destinataires externes. Ces versions sont reconstruites à partir du CV d'origine par l'intelligence artificielle (Anthropic Claude) combinée à des règles de détection déterministes : les adresses e-mail, numéros de téléphone, adresses postales, date et lieu de naissance, liens vers des profils sociaux, numéros d'identification (tels que codes fiscaux ou IBAN), la photo, les métadonnées du document et la marque de la source d'origine sont supprimés. Au niveau supérieur, le nom du candidat est en outre remplacé par le Code candidat. Les textes rédigés par l'IA et présentés aux destinataires externes (synthèses, points forts, classements) sont soumis aux mêmes règles. Pseudonymisation, et non anonymisation. Comme vous conservez le lien entre le Code candidat et l'identité du candidat, les Versions pseudonymisées restent des données personnelles au sens du RGPD. Le terme « anonymisé » utilisé dans l'interface du Service désigne ces Versions pseudonymisées. Processus au mieux des possibilités. La détection et la reconstruction sont automatisées et peuvent échouer ou être incomplètes, en particulier sur des PDF mal structurés, numérisés, à plusieurs colonnes ou protégés. Shortli ne garantit ni que chaque élément identifiant est supprimé, ni qu'une Version pseudonymisée reproduit intégralement le CV d'origine. Vous devez vérifier chaque Version pseudonymisée avant de la partager et restez seul responsable du choix du niveau de partage, de la base légale de la communication à chaque destinataire et du contenu partagé. Les destinataires externes agissent en tant que responsables du traitement indépendants pour leurs propres traitements de ce qu'ils reçoivent. Les Versions pseudonymisées sont conservées avec le CV, régénérées lorsque le nom ou les coordonnées du candidat sont modifiés et supprimées avec le CV. Si un destinataire externe téléverse les documents partagés dans des outils tiers, y compris des services d'IA, cet usage est en dehors du périmètre du Service et des présentes Conditions.

Le Service propose une période d'essai gratuite de 30 jours sur le plan Solo (200 CV, 50 téléversements/mois, 8 recherches IA/mois) qui ne nécessite aucune carte bancaire. Les Utilisateurs qui reçoivent de notre part un code d'invitation personnel peuvent à la place effectuer l'essai sur le plan Starter (350 CV, 100 téléversements/mois, 15 recherches IA/mois), pendant 30 jours à compter de l'utilisation du code ; les codes d'invitation sont à usage unique, incessibles et sans valeur monétaire. Un seul essai est disponible par Utilisateur. À l'issue de l'essai, la poursuite de l'utilisation requiert un Abonnement payant. Si l'essai se termine sans Abonnement, les données de l'organisation sont supprimées 90 jours plus tard, comme décrit à la section 10 de la Politique de confidentialité. Plans disponibles : - Solo : 9 €/mois (ou 108 €/an, sans remise) - Starter : 19 €/mois (ou 15 €/mois avec facturation annuelle) - Professional : 49 €/mois (ou 39 €/mois avec facturation annuelle) - Business : 79 €/mois (ou 69 €/mois avec facturation annuelle) Les paiements sont traités de manière sécurisée via Stripe. Les Abonnements se renouvellent automatiquement à la fin de chaque période de facturation, sauf résiliation. Les prix peuvent être modifiés moyennant un préavis de 30 jours.

La résiliation de l'Abonnement en arrête le renouvellement ; l'accès reste actif jusqu'à la fin de la période déjà payée. Aucun remboursement n'est effectué pour la partie non utilisée de la période, sauf disposition légale contraire. Pour toute question sur un prélèvement, contactez-nous à hello@shortli.ai.

Vous acceptez d'utiliser le Service uniquement à des fins de recrutement licites. Vous ne devez pas : - Envoyer des e-mails de masse non sollicités (spam) aux candidats - Téléverser des données de candidats sans base légale en vertu des lois applicables sur la protection des données - Utiliser le Service pour des pratiques d'embauche discriminatoires - Tenter de contourner les limites d'utilisation, les contrôles d'accès ou les mesures de sécurité - Partager vos identifiants de compte ou autoriser un accès non autorisé - Utiliser le Service pour stocker ou traiter des données sans rapport avec les activités de recrutement La violation de ces règles peut entraîner la suspension ou la résiliation immédiate de votre compte.

En ce qui concerne les Données des candidats téléversées par les Utilisateurs, l'Utilisateur agit en tant que Responsable du traitement et Shortli agit en tant que Sous-traitant au sens du RGPD. Les Utilisateurs sont responsables de s'assurer qu'ils disposent d'une base légale pour collecter et traiter les Données des candidats, y compris l'obtention de tout consentement nécessaire. Shortli traite les Données des candidats uniquement pour le compte et selon les instructions de l'Utilisateur. Les mêmes rôles s'appliquent aux Versions pseudonymisées : Shortli les génère sur instruction de l'Utilisateur, et l'Utilisateur décide si, à quel niveau et à qui elles sont communiquées. Les destinataires des shortlists partagées traitent les données reçues en tant que Responsables du traitement indépendants. Pour les données de compte de l'Utilisateur, Shortli agit en tant que Responsable du traitement. Consultez notre Politique de confidentialité pour tous les détails sur le traitement des données.

Le Service s'intègre avec les fournisseurs tiers suivants pour assurer ses fonctionnalités : - Anthropic (Claude AI) : analyse des CV, classement des candidats, traitement du langage naturel et reconstruction des CV en Versions pseudonymisées (extraction structurée et détection des coordonnées) - Google Cloud Storage : stockage sécurisé des fichiers CV téléversés - Google OAuth et API Gmail : authentification et envoi d'e-mails - Stripe : traitement des paiements et gestion des abonnements - Resend : e-mails transactionnels système Chaque service tiers est régi par ses propres conditions et politiques de confidentialité. Shortli n'est pas responsable des pratiques des fournisseurs tiers.

Le Service, y compris sa conception, ses fonctionnalités, son code et sa documentation, est la propriété exclusive de Medicalware S.r.l. et est protégé par les lois applicables en matière de propriété intellectuelle. Les Utilisateurs conservent l'entière propriété de leurs données, y compris les CV téléversés et le contenu créé. L'utilisation du Service ne confère aux Utilisateurs aucun droit sur la propriété intellectuelle de la plateforme au-delà de la licence limitée d'utilisation du Service comme prévu.

Dans toute la mesure permise par la loi applicable, Shortli ne saurait être tenu responsable de : - Dommages indirects, accessoires ou consécutifs découlant de l'utilisation du Service - Perte de données due à des circonstances échappant à notre contrôle raisonnable - Inexactitudes dans les analyses, classements ou suggestions générés par l'IA - Actions prises par les Utilisateurs sur la base de contenus générés par l'IA - Informations identifiantes subsistant dans une Version pseudonymisée, ou contenus d'origine qui y manquent - Communication de Données des candidats à des tiers effectuée par les Utilisateurs via le Service, y compris le choix du niveau de partage - Défaillances ou interruptions des services tiers - Accès non autorisé à votre compte en raison de votre incapacité à sécuriser vos identifiants Notre responsabilité totale pour toute réclamation ne dépassera pas le montant que vous avez payé pour le Service au cours des 12 mois précédant la réclamation.

Vous pouvez résilier votre Abonnement à tout moment depuis les paramètres du compte ; l'accès continue jusqu'à la fin de la période de facturation en cours. Vous pouvez supprimer votre compte depuis Paramètres → Compte : la suppression a lieu 7 jours après la demande et peut être annulée jusque-là. Seuls les documents de facturation que la loi nous oblige à conserver sont conservés. L'Abonnement prend fin sans remboursement de la période déjà payée. Nous pouvons suspendre ou résilier votre compte si vous violez les présentes Conditions, ne payez pas, ou si la loi l'exige. En cas de résiliation pour violation, aucun remboursement n'est dû pour la période restante.

Les présentes Conditions sont régies et interprétées conformément aux lois de l'Italie. Tout litige découlant des présentes Conditions ou en lien avec celles-ci sera soumis à la compétence exclusive du Tribunal de Rome, Italie.

Nous nous réservons le droit de modifier les présentes Conditions à tout moment. Les modifications substantielles seront communiquées par e-mail ou via un avis au sein du Service au moins 30 jours avant leur entrée en vigueur. L'utilisation continue du Service après l'entrée en vigueur des modifications constitue une acceptation des Conditions mises à jour.

Pour toute question concernant les présentes Conditions, contactez-nous à : Medicalware S.r.l. Via della Ricerca Scientifica, Rome, Italie TVA : IT12651051000 E-mail : hello@shortli.ai