Nutzungsbedingungen

Diese Nutzungsbedingungen ("Bedingungen") regeln Ihren Zugang zu und Ihre Nutzung von Shortli, einer Recruiting-SaaS-Plattform, die von der Medicalware S.r.l. betrieben wird, mit Sitz in Via della Ricerca Scientifica, Rom, Italien, USt-IdNr. IT12651051000 ("wir", "uns", "unser"). Durch den Zugriff auf oder die Nutzung des Dienstes erklären Sie sich mit diesen Bedingungen einverstanden. Wenn Sie diesen Bedingungen nicht zustimmen, dürfen Sie den Dienst nicht nutzen.

"Dienst": die Shortli-Webanwendung und alle zugehörigen APIs und Dienste. "Nutzer": jede natürliche oder juristische Person, die sich für den Dienst registriert und ihn nutzt. "Organisation": ein von einem Nutzer innerhalb von Shortli erstellter Arbeitsbereich zur Verwaltung von Recruiting-Aktivitäten. "Kandidatendaten": personenbezogene Daten von Bewerbern, die von Nutzern über den Dienst hochgeladen oder verarbeitet werden. "Abonnement": ein kostenpflichtiger Plan, der den Zugang zu den Funktionen des Dienstes gemäß der gewählten Stufe gewährt. "Pseudonymisierte Versionen": die Kopien eines Lebenslaufs, die der Dienst automatisch zur Weitergabe an externe Empfänger erstellt, ohne Kontaktdaten, Foto und Branding der ursprünglichen Quelle und, auf der höheren Stufe, mit dem durch den Kandidatencode ersetzten Namen des Kandidaten. "Kandidatencode": die Kennung (in der Form SL-XXXXXX), die jedem Lebenslauf innerhalb einer Organisation zugewiesen und in Pseudonymisierten Versionen anstelle des Kandidatennamens verwendet wird.

Um den Dienst zu nutzen, müssen Sie sich über Google OAuth anmelden. Durch die Authentifizierung autorisieren Sie Shortli, auf Ihre grundlegenden Profilinformationen (Name, E-Mail, Profilbild) und, sofern gewährt, auf E-Mail-Versandfunktionen über Ihr Konto zuzugreifen. Sie sind für die Sicherheit Ihrer Authentifizierungsdaten und für alle Aktivitäten verantwortlich, die unter Ihrem Konto stattfinden.

Shortli stellt eine Recruiting-Plattform bereit, die es Nutzern ermöglicht: - Lebensläufe und Bewerbungsunterlagen von Kandidaten hochzuladen und zu verwalten - Lebensläufe mithilfe künstlicher Intelligenz (Anthropic Claude) zur Metadatenextraktion und Skill-Identifikation zu analysieren - Stellenbeschreibungen zu erstellen und zu verwalten - KI-gestützte Shortlists zu erstellen, die Kandidaten an den Stellenanforderungen messen - personalisierte E-Mails über verbundene E-Mail-Konten an Kandidaten zu senden - Kunden, Talent-Pools und Kandidaten-Pipelines zu verwalten - Kandidaten-Shortlists über ablaufende Links mit externen Empfängern zu teilen - Teammitglieder innerhalb von Organisationen zu verwalten - Pseudonymisierte Versionen jedes hochgeladenen Lebenslaufs automatisch auf zwei Stufen zu erstellen: ohne Kontaktdaten, Foto und Quellen-Branding oder zusätzlich mit dem durch den Kandidatencode ersetzten Namen - für jede Shortlist zu wählen, welche Stufe externen Empfängern offengelegt wird (E-Mail, PDF-Bericht, geteilte Seite und Downloads)

Für jeden hochgeladenen Lebenslauf erstellt der Dienst automatisch Pseudonymisierte Versionen, die zur Weitergabe an Ihre Kunden und andere externe Empfänger bestimmt sind. Diese Versionen werden aus dem Original-Lebenslauf durch künstliche Intelligenz (Anthropic Claude) in Kombination mit deterministischen Erkennungsregeln neu aufgebaut: E-Mail-Adressen, Telefonnummern, Postanschriften, Geburtsdatum und -ort, Links zu sozialen Profilen, Identifikationsnummern (wie Steuernummern oder IBANs), das Foto, Dokumentmetadaten und das Branding der ursprünglichen Quelle werden entfernt. Auf der höheren Stufe wird zusätzlich der Name des Kandidaten durch den Kandidatencode ersetzt. KI-verfasste Texte, die externen Empfängern angezeigt werden (Zusammenfassungen, Stärken, Bewertungen), unterliegen denselben Regeln. Pseudonymisierung, nicht Anonymisierung. Da Sie die Verknüpfung zwischen Kandidatencode und Identität des Kandidaten behalten, bleiben Pseudonymisierte Versionen personenbezogene Daten im Sinne der DSGVO. Der in der Benutzeroberfläche des Dienstes verwendete Begriff "anonymisiert" bezieht sich auf diese Pseudonymisierten Versionen. Best-Effort-Verfahren. Erkennung und Neuaufbau sind automatisiert und können fehlschlagen oder unvollständig sein, insbesondere bei schlecht strukturierten, gescannten, mehrspaltigen oder geschützten PDFs. Shortli garantiert weder, dass jedes identifizierende Element entfernt wird, noch, dass eine Pseudonymisierte Version den Original-Lebenslauf vollständig wiedergibt. Sie müssen jede Pseudonymisierte Version vor der Weitergabe prüfen und bleiben allein verantwortlich für die Wahl der Weitergabestufe, für die Rechtsgrundlage der Offenlegung gegenüber jedem Empfänger und für die geteilten Inhalte. Externe Empfänger handeln für ihre eigene Verarbeitung des Erhaltenen als eigenständige Verantwortliche. Pseudonymisierte Versionen werden zusammen mit dem Lebenslauf gespeichert, bei Änderung des Namens oder der Kontaktdaten des Kandidaten neu erstellt und zusammen mit dem Lebenslauf gelöscht. Lädt ein externer Empfänger geteilte Dokumente in Tools Dritter hoch, einschließlich KI-Diensten, liegt diese Nutzung außerhalb des Umfangs des Dienstes und dieser Bedingungen.

Der Dienst bietet eine 30-tägige kostenlose Testphase im Solo-Plan (200 Lebensläufe, 50 Uploads/Monat, 8 KI-Suchen/Monat), die keine Kreditkarte erfordert. Nutzer, die von uns einen persönlichen Einladungscode erhalten, können die Testphase stattdessen im Starter-Plan durchführen (350 Lebensläufe, 100 Uploads/Monat, 15 KI-Suchen/Monat), für 30 Tage ab Einlösung des Codes; Einladungscodes sind nur einmal verwendbar, nicht übertragbar und haben keinen Geldwert. Pro Nutzer ist nur eine Testphase verfügbar. Nach der Testphase erfordert die weitere Nutzung ein kostenpflichtiges Abonnement. Endet die Testphase ohne Abonnement, werden die Daten der Organisation 90 Tage später gelöscht, wie in Abschnitt 10 der Datenschutzerklärung beschrieben. Verfügbare Pläne: - Solo: 9 €/Monat (oder 108 €/Jahr, ohne Rabatt) - Starter: 19 €/Monat (oder 15 €/Monat bei jährlicher Abrechnung) - Professional: 49 €/Monat (oder 39 €/Monat bei jährlicher Abrechnung) - Business: 79 €/Monat (oder 69 €/Monat bei jährlicher Abrechnung) Zahlungen werden sicher über Stripe abgewickelt. Abonnements verlängern sich am Ende jedes Abrechnungszeitraums automatisch, sofern sie nicht gekündigt werden. Preise können mit einer Vorankündigung von 30 Tagen geändert werden.

Die Kündigung des Abonnements beendet seine Verlängerung; der Zugang bleibt bis zum Ende des bereits bezahlten Zeitraums bestehen. Für den nicht genutzten Teil des Zeitraums erfolgen keine Erstattungen, soweit gesetzlich nichts anderes vorgeschrieben ist. Bei Fragen zu einer Abbuchung kontaktiere uns unter hello@shortli.ai.

Sie verpflichten sich, den Dienst nur für rechtmäßige Recruiting-Zwecke zu nutzen. Sie dürfen nicht: - unaufgeforderte Massen-E-Mails (Spam) an Kandidaten senden - Kandidatendaten ohne rechtliche Grundlage gemäß geltendem Datenschutzrecht hochladen - den Dienst für diskriminierende Einstellungspraktiken nutzen - versuchen, Nutzungslimits, Zugriffskontrollen oder Sicherheitsmaßnahmen zu umgehen - Ihre Kontodaten weitergeben oder unbefugten Zugriff gestatten - den Dienst zur Speicherung oder Verarbeitung von Daten nutzen, die nicht mit Recruiting-Aktivitäten in Zusammenhang stehen Ein Verstoß gegen diese Regeln kann zur sofortigen Sperrung oder Kündigung Ihres Kontos führen.

In Bezug auf von Nutzern hochgeladene Kandidatendaten handelt der Nutzer als Verantwortlicher und Shortli als Auftragsverarbeiter im Sinne der DSGVO. Die Nutzer sind dafür verantwortlich, sicherzustellen, dass sie über eine rechtliche Grundlage zur Erhebung und Verarbeitung von Kandidatendaten verfügen, einschließlich der Einholung etwaiger erforderlicher Einwilligungen. Shortli verarbeitet Kandidatendaten ausschließlich im Auftrag und nach Weisung des Nutzers. Dieselben Rollen gelten für Pseudonymisierte Versionen: Shortli erstellt sie auf Weisung des Nutzers, und der Nutzer entscheidet, ob, auf welcher Stufe und an wen sie offengelegt werden. Empfänger geteilter Shortlists verarbeiten die erhaltenen Daten als eigenständige Verantwortliche. Für Nutzerkontodaten handelt Shortli als Verantwortlicher. Vollständige Einzelheiten zur Datenverarbeitung finden Sie in unserer Datenschutzerklärung.

Der Dienst integriert die folgenden Drittanbieter, um seine Funktionalität bereitzustellen: - Anthropic (Claude AI): Lebenslaufanalyse, Kandidatenbewertung, Verarbeitung natürlicher Sprache und Neuaufbau von Lebensläufen zu Pseudonymisierten Versionen (strukturierte Extraktion und Erkennung von Kontaktdaten) - Google Cloud Storage: sichere Speicherung hochgeladener Lebenslaufdateien - Google OAuth & Gmail API: Authentifizierung und E-Mail-Versand - Stripe: Zahlungsabwicklung und Abonnementverwaltung - Resend: transaktionale System-E-Mails Jeder Drittanbieterdienst unterliegt seinen eigenen Bedingungen und Datenschutzrichtlinien. Shortli ist nicht für die Praktiken von Drittanbietern verantwortlich.

Der Dienst, einschließlich seines Designs, seiner Funktionen, seines Codes und seiner Dokumentation, ist ausschließliches Eigentum der Medicalware S.r.l. und durch geltende Gesetze zum Schutz des geistigen Eigentums geschützt. Die Nutzer behalten das volle Eigentum an ihren Daten, einschließlich hochgeladener Lebensläufe und erstellter Inhalte. Die Nutzung des Dienstes gewährt den Nutzern keine Rechte am geistigen Eigentum der Plattform, die über die beschränkte Lizenz zur bestimmungsgemäßen Nutzung des Dienstes hinausgehen.

Im größtmöglichen gesetzlich zulässigen Umfang haftet Shortli nicht für: - indirekte, beiläufige oder Folgeschäden, die aus der Nutzung des Dienstes entstehen - Datenverluste aufgrund von Umständen außerhalb unserer angemessenen Kontrolle - Ungenauigkeiten in KI-generierten Analysen, Bewertungen oder Vorschlägen - Handlungen von Nutzern auf der Grundlage KI-generierter Inhalte - identifizierende Informationen, die in einer Pseudonymisierten Version verbleiben, oder Originalinhalte, die darin fehlen - Offenlegung von Kandidatendaten gegenüber Dritten durch Nutzer über den Dienst, einschließlich der Wahl der Weitergabestufe - Ausfälle oder Unterbrechungen von Drittanbieterdiensten - unbefugten Zugriff auf Ihr Konto aufgrund Ihrer Versäumnisse bei der Sicherung der Zugangsdaten Unsere Gesamthaftung für jeglichen Anspruch übersteigt nicht den Betrag, den Sie in den 12 Monaten vor dem Anspruch für den Dienst gezahlt haben.

Du kannst dein Abonnement jederzeit in den Kontoeinstellungen kündigen; der Zugang bleibt bis zum Ende des laufenden Abrechnungszeitraums bestehen. Du kannst dein Konto unter Einstellungen → Konto löschen: Die Löschung erfolgt 7 Tage nach dem Antrag und kann bis dahin abgebrochen werden. Aufbewahrt werden nur die Abrechnungsunterlagen, die wir gesetzlich aufbewahren müssen. Das Abonnement endet ohne Erstattung des bereits bezahlten Zeitraums. Wir können Ihr Konto sperren oder kündigen, wenn Sie gegen diese Bedingungen verstoßen, nicht zahlen oder wenn dies gesetzlich vorgeschrieben ist. Im Falle einer Kündigung wegen Verstoßes besteht kein Anspruch auf Rückerstattung für den verbleibenden Zeitraum.

Diese Bedingungen unterliegen dem Recht Italiens und werden in Übereinstimmung damit ausgelegt. Jeder Streit, der aus oder im Zusammenhang mit diesen Bedingungen entsteht, unterliegt der ausschließlichen Zuständigkeit des Gerichts von Rom, Italien.

Wir behalten uns das Recht vor, diese Bedingungen jederzeit zu ändern. Wesentliche Änderungen werden mindestens 30 Tage vor ihrem Inkrafttreten per E-Mail oder durch einen Hinweis innerhalb des Dienstes mitgeteilt. Die fortgesetzte Nutzung des Dienstes nach Inkrafttreten der Änderungen gilt als Annahme der aktualisierten Bedingungen.

Bei Fragen zu diesen Bedingungen kontaktieren Sie uns unter: Medicalware S.r.l. Via della Ricerca Scientifica, Rom, Italien USt-IdNr.: IT12651051000 E-Mail: hello@shortli.ai