Condizioni di Servizio

Le presenti Condizioni di Servizio ("Condizioni") disciplinano l'accesso e l'utilizzo di Shortli, una piattaforma SaaS per il recruiting gestita da Medicalware S.r.l., con sede legale in Via della Ricerca Scientifica, Roma, Italia, P.IVA IT12651051000 ("noi", "nostro", "Shortli"). Accedendo o utilizzando il Servizio, l'utente accetta di essere vincolato dalle presenti Condizioni. Se non si accettano le presenti Condizioni, non è consentito utilizzare il Servizio.

"Servizio": l'applicazione web Shortli e tutte le relative API e funzionalità. "Utente": qualsiasi persona fisica o giuridica che si registra e utilizza il Servizio. "Organizzazione": uno spazio di lavoro creato all'interno di Shortli da un Utente per gestire le attività di recruiting. "Dati dei Candidati": dati personali dei candidati caricati o elaborati attraverso il Servizio dagli Utenti. "Abbonamento": un piano a pagamento che concede l'accesso alle funzionalità del Servizio in base al livello selezionato. "Versioni Pseudonimizzate": le copie di un CV che il Servizio genera automaticamente per la condivisione con destinatari esterni, prive di recapiti, foto e marchio della fonte originale e, al livello superiore, con il nome del candidato sostituito dal Codice Candidato. "Codice Candidato": l'identificativo (nella forma SL-XXXXXX) assegnato a ciascun CV all'interno di un'Organizzazione e usato al posto del nome del candidato nelle Versioni Pseudonimizzate.

Per utilizzare il Servizio è necessario accedere tramite Google OAuth. Autenticandosi, l'utente autorizza Shortli ad accedere alle informazioni di base del profilo (nome, email, foto profilo) e, se concesso, alle funzionalità di invio email tramite il proprio account. L'utente è responsabile del mantenimento della sicurezza delle proprie credenziali di autenticazione e di tutte le attività che si verificano sotto il proprio account.

Shortli fornisce una piattaforma di recruiting che consente agli Utenti di: - Caricare e gestire CV e curriculum dei candidati - Analizzare i CV tramite intelligenza artificiale (Anthropic Claude) per l'estrazione di metadati e identificazione delle competenze - Creare e gestire descrizioni di posizioni lavorative - Generare shortlist basate su IA che classificano i candidati rispetto ai requisiti della posizione - Inviare email personalizzate ai candidati tramite account email collegati - Gestire clienti, talent pool e pipeline dei candidati - Condividere shortlist con destinatari esterni tramite link con scadenza - Gestire i membri del team all'interno delle Organizzazioni - Generare automaticamente Versioni Pseudonimizzate di ogni CV caricato a due livelli: senza recapiti, foto e marchio della fonte, oppure anche con il nome del candidato sostituito dal Codice Candidato - Scegliere, per ogni shortlist, quale livello viene comunicato ai destinatari esterni (email, report PDF, pagina condivisa e download)

Per ogni CV caricato, il Servizio produce automaticamente Versioni Pseudonimizzate destinate alla condivisione con i tuoi clienti e altri destinatari esterni. Queste versioni sono ricostruite dal CV originale tramite intelligenza artificiale (Anthropic Claude) combinata con regole deterministiche di rilevazione: vengono rimossi indirizzi email, numeri di telefono, indirizzi postali, data e luogo di nascita, link a profili social, codici identificativi (come codice fiscale o IBAN), la foto, i metadati del documento e il marchio della fonte originale. Al livello superiore, anche il nome del candidato è sostituito dal Codice Candidato. I testi scritti dall'IA e mostrati ai destinatari esterni (sintesi, punti di forza, classificazioni) sono soggetti alle stesse regole. Pseudonimizzazione, non anonimizzazione. Poiché conservi il collegamento tra il Codice Candidato e l'identità del candidato, le Versioni Pseudonimizzate restano dati personali ai sensi del GDPR. Il termine "anonimizzato" usato nell'interfaccia del Servizio si riferisce a queste Versioni Pseudonimizzate. Processo best-effort. La rilevazione e la ricostruzione sono automatizzate e possono fallire o risultare incomplete, in particolare su PDF mal strutturati, scansionati, a più colonne o protetti. Shortli non garantisce che ogni elemento identificativo venga rimosso, né che una Versione Pseudonimizzata riproduca integralmente il CV originale. Devi verificare ogni Versione Pseudonimizzata prima di condividerla e resti l'unico responsabile della scelta del livello di condivisione, della base giuridica della comunicazione a ciascun destinatario e del contenuto condiviso. I destinatari esterni agiscono come titolari autonomi per i propri trattamenti su quanto ricevono. Le Versioni Pseudonimizzate sono conservate insieme al CV, rigenerate quando vengono modificati il nome o i recapiti del candidato ed eliminate insieme al CV. Se un destinatario esterno carica i documenti condivisi su strumenti di terzi, inclusi servizi di IA, tale uso è al di fuori del perimetro del Servizio e dei presenti Termini.

Il Servizio offre un periodo di prova gratuito di 30 giorni sul piano Solo (200 CV, 50 caricamenti/mese, 8 ricerche AI/mese) che non richiede carta di credito. Gli Utenti che ricevono da noi un codice d'invito personale possono invece svolgere la prova sul piano Starter (350 CV, 100 caricamenti/mese, 15 ricerche AI/mese), per 30 giorni dal riscatto del codice; i codici d'invito sono monouso, non cedibili e privi di valore monetario. È disponibile un solo periodo di prova per Utente. Al termine della prova, l'utilizzo continuativo richiede un Abbonamento a pagamento. Se la prova finisce senza un Abbonamento, i dati dell'organizzazione vengono cancellati 90 giorni dopo, come descritto nella sezione 10 dell'Informativa sulla privacy. Piani disponibili: - Solo: €9/mese (o €108/anno, senza sconto) - Starter: €19/mese (o €15/mese con fatturazione annuale) - Professional: €49/mese (o €39/mese con fatturazione annuale) - Business: €79/mese (o €69/mese con fatturazione annuale) I pagamenti sono elaborati in modo sicuro tramite Stripe. Gli Abbonamenti si rinnovano automaticamente alla fine di ogni periodo di fatturazione, salvo disdetta. I prezzi possono variare con preavviso di 30 giorni.

La disdetta dell'Abbonamento ne ferma il rinnovo; l'accesso resta fino alla fine del periodo già pagato. Non sono previsti rimborsi per la parte non utilizzata del periodo, salvo quanto previsto dalla legge. Per domande su un addebito, contattaci all'indirizzo hello@shortli.ai.

L'utente si impegna a utilizzare il Servizio esclusivamente per finalità lecite di recruiting. È vietato: - Inviare email massiva non richiesta (spam) ai candidati - Caricare dati dei candidati senza una base giuridica ai sensi delle leggi applicabili sulla protezione dei dati - Utilizzare il Servizio per pratiche di assunzione discriminatorie - Tentare di aggirare i limiti di utilizzo, i controlli di accesso o le misure di sicurezza - Condividere le proprie credenziali o consentire accessi non autorizzati - Utilizzare il Servizio per archiviare o elaborare dati non relativi ad attività di recruiting La violazione di queste regole può comportare la sospensione o cessazione immediata dell'account.

Per quanto riguarda i Dati dei Candidati caricati dagli Utenti, l'Utente agisce come Titolare del Trattamento e Shortli agisce come Responsabile del Trattamento ai sensi del GDPR. Gli Utenti sono responsabili di garantire di disporre di una base giuridica per raccogliere ed elaborare i Dati dei Candidati, inclusa l'eventuale acquisizione del consenso necessario. Shortli tratta i Dati dei Candidati esclusivamente per conto e secondo le istruzioni dell'Utente. Gli stessi ruoli valgono per le Versioni Pseudonimizzate: Shortli le genera su istruzione dell'Utente, e l'Utente decide se, a quale livello e a chi comunicarle. I destinatari delle shortlist condivise trattano i dati ricevuti come Titolari autonomi. Per i dati dell'account Utente, Shortli agisce come Titolare del Trattamento. Per i dettagli completi sul trattamento dei dati, consultare la nostra Informativa sulla Privacy.

Il Servizio si integra con i seguenti fornitori terzi per erogare le proprie funzionalità: - Anthropic (Claude AI): analisi dei CV, classificazione dei candidati, elaborazione del linguaggio naturale e ricostruzione dei CV nelle Versioni Pseudonimizzate (estrazione strutturata e rilevazione dei recapiti) - Google Cloud Storage: archiviazione sicura dei file CV caricati - Google OAuth e Gmail API: autenticazione e invio email - Stripe: elaborazione pagamenti e gestione abbonamenti - Resend: email transazionali di sistema Ciascun servizio di terze parti è regolato dai propri termini e informative sulla privacy. Shortli non è responsabile delle pratiche dei fornitori terzi.

Il Servizio, inclusi design, funzionalità, codice e documentazione, è di proprietà esclusiva di Medicalware S.r.l. ed è protetto dalle leggi applicabili sulla proprietà intellettuale. Gli Utenti mantengono la piena proprietà dei propri dati, inclusi i CV caricati e i contenuti creati. L'utilizzo del Servizio non concede agli Utenti alcun diritto sulla proprietà intellettuale della piattaforma, oltre alla licenza limitata di utilizzare il Servizio secondo le sue finalità.

Nella misura massima consentita dalla legge applicabile, Shortli non sarà responsabile per: - Danni indiretti, incidentali o consequenziali derivanti dall'uso del Servizio - Perdita di dati dovuta a circostanze al di fuori del nostro ragionevole controllo - Imprecisioni nelle analisi, classificazioni o suggerimenti generati dall'IA - Azioni intraprese dagli Utenti sulla base di contenuti generati dall'IA - Informazioni identificative rimaste in una Versione Pseudonimizzata, o contenuti originali in essa mancanti - Comunicazione dei Dati dei Candidati a terzi effettuata dagli Utenti tramite il Servizio, inclusa la scelta del livello di condivisione - Guasti o interruzioni di servizi di terze parti - Accessi non autorizzati al proprio account dovuti alla mancata protezione delle credenziali La nostra responsabilità totale per qualsiasi reclamo non supererà l'importo pagato dall'utente per il Servizio nei 12 mesi precedenti il reclamo.

L'utente può disdire l'Abbonamento in qualsiasi momento dalle impostazioni dell'account; l'accesso continua fino alla fine del periodo di fatturazione corrente. L'utente può eliminare il proprio account da Impostazioni → Account: l'eliminazione avviene 7 giorni dopo la richiesta e fino ad allora si può annullare. Restano solo i registri di fatturazione che la legge impone di conservare. L'Abbonamento si interrompe senza rimborso del periodo già pagato. Possiamo sospendere o cessare l'account in caso di violazione delle presenti Condizioni, mancato pagamento o se richiesto dalla legge. In caso di cessazione per violazione, nessun rimborso è dovuto per il periodo rimanente.

Le presenti Condizioni sono regolate e interpretate in conformità alla legge italiana. Qualsiasi controversia derivante da o in relazione alle presenti Condizioni sarà soggetta alla giurisdizione esclusiva del Tribunale di Roma, Italia.

Ci riserviamo il diritto di modificare le presenti Condizioni in qualsiasi momento. Le modifiche sostanziali saranno comunicate via email o tramite un avviso all'interno del Servizio almeno 30 giorni prima dell'entrata in vigore. L'uso continuativo del Servizio dopo l'entrata in vigore delle modifiche costituisce accettazione delle Condizioni aggiornate.

Per domande sulle presenti Condizioni, contattaci a: Medicalware S.r.l. Via della Ricerca Scientifica, Roma, Italia P.IVA: IT12651051000 Email: hello@shortli.ai